El pasado 2 de diciembre entró en vigor, después de varias prórrogas y varios años de adaptación, el real decreto por el que se regula el registro de los viajeros de las actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor. A partir de esa fecha todos los propietarios de inmuebles turísticos deben informar sobre los datos de sus huéspedes a través de una nueva plataforma digital.

Ya explicamos con profundidad en un artículo anterior qué es el nuevo registro de viajeros, cómo funciona y qué información debes facilitar, así como las sanciones a las que te enfrentas si no lo haces. Ahora vamos a realizar el paso a paso, mediante un tutorial del nuevo registro de viajeros, para que lo hagas de forma rápida, fácil y cómoda desde tu ordenador. Han pasado varios meses desde su aplicación, pero cada día aparecen nuevos propietarios y anfitriones que comienzan su andadura en este sector y que deben conocer cómo es la nueva normativa.

Si eres propietario de un alquiler vacacional, apartamento turístico, hostal o pensión, quédate leyendo porque te vamos a ofrecer una guía sobre cómo enviar los datos de nuestros inquilinos a las autoridades. Esta nueva plataforma presenta un proceso sencillo e intuitivo, pero desde aquí te vamos a ayudar por si te surgieran algunas dudas.

Resumen sobre el nuevo registro de viajeros para los alojamientos turísticos

Antes de comenzar a explicar paso a paso este nuevo procedimiento, te vamos a resumir algunos de los principales aspectos de este nuevo registro, para que conozcas las ideas principales antes de comenzar a realizarlo.

El 27 de octubre de 2021, el Boletín Oficial del Estado (BOE) publicó el Real Decreto 933/2021, que regula las obligaciones de registro documental e información para las personas físicas o jurídicas que ejerce actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor. Tras un período de adaptación, el pasado 2 de diciembre entró en vigor esta normativa, que establece un nuevo sistema para el registro de viajeros.

Todos los alojamientos turísticos en España, exceptuando los situados en Cataluña y el País Vasco, independientemente de su categoría o capacidad, deben recopilar y remitir la información de sus huéspedes mediante una nueva plataforma online denominada Ses.Hospedajes.

Con este nuevo sistema, que tiene como finalidad mejorar la seguridad ciudadana, dejarán de enviarse los datos de los clientes a la Policía Nacional o a la Guardia Civil y se llevará a cabo una digitalización completa del proceso mediante este nuevo programa.

Principales novedades

Como novedades, habría que destacar que se aumenta el número de envíos a dos comunicaciones (al realizar la reserva y a la llegada de los huéspedes), se incrementan los datos de los inquilinos que debemos comunicar y los viajeros que debemos registrar (ampliándose a todos los menores de edad).

Es muy importante que sepas que los datos deben comunicarse al Ministerio del Interior de forma inmediata y, como máximo, dentro de las 24 horas siguientes a la realización de la reserva y a la llegada de tus inquilinos.

Teniendo en cuenta estas ideas básicas, ahora vamos a ver con detalle cómo realizar el nuevo registro de viajeros.

Tutorial del nuevo registro de viajeros para tu alojamiento

Lo primero que debes hacer es entrar en la plataforma Ses.Hospedajes, mediante el siguiente enlace. Abajo, te aparecerán dos apartados bajo el título ‘Procedimientos y Servicios electrónicos’:

• Acceso al registro de establecimientos y entidades
• Acceso a la consulta y envío de comunicaciones de actividades de hospedajes o alquiler de vehículos

Es imprescindible antes de comenzar a enviar los datos de los huéspedes, hacer el registro del alojamiento, en este primer apartado. Para ello, es necesario disponer de un certificado digital o estar registrado en el sistema cl@ve. Ahí deberás rellenar un formulario en el que deberás introducir la información de la empresa arrendadora o del titular del inmueble y los datos correspondientes a la vivienda.

Recibirás un correo electrónico del Ministerio confirmando tu inscripción (con tu número de registro, código de arrendador y código de establecimiento) y unas credenciales (usuario y contraseña). Son credenciales para acceder a la aplicación y para automatizar el el envío de la comunicación a través de un programa de terceros (servicio web).

Una vez registrado nuestro alojamiento, comenzamos el proceso

Una vez esté realizado este procedimiento, entramos en el segundo apartado: ‘Acceso a la consulta y envío de comunicaciones de actividades de hospedajes o alquiler de vehículos’, donde vamos a introducir todos los datos de forma manual. Si utilizas una aplicación de terceros, el envío se hará automáticamente a través de ella, si no, debes realizarlo manualmente, como te explicaremos en detalle.

Accede a través del usuario y contraseña, que te proporcionaron al realizar el registro (es el símbolo de un candado abierto) o a través del certificado digital o clave (símbolo de la @).

Al entrar aparecerán cuatro secciones: ‘Nueva Comunicación’, ‘Alta Masiva’, ‘Mis Comunicaciones’ y ‘Usuarios’. En este apartado también puedes consultar datos y modificarlos. Ahora vamos a seleccionar la primera opción (‘Nueva Comunicación’) y comenzamos pinchando en ‘Rellenar Formulario’.

Si sólo cuentas con una propiedad o establecimiento te saldrá por defecto; si posees varias, deberás seleccionar cuál. Una vez seleccionada, tendremos que ir al tipo de comunicación. Hay dos posibilidades: ‘Parte de Viajeros’ (cuando llegan los clientes al alojamiento) y ‘Reserva de Hospedaje’ (al realizarse la reserva).

Destacamos que algunos de los datos no son de carácter obligatorio, por lo que no son necesarios rellenarlos todos (sólo los que llevan asterisco) y así ahorramos tiempo y esfuerzo.

Cómo enviar los datos de la reserva de hospedaje

• Para seguir el orden habitual, primero debemos introducir la información de la reserva, por lo que accedemos al segundo bloque, a ‘Reserva de Hospedaje’.
• Te saldrá la información por defecto del establecimiento o vivienda, luego los datos del contrato (o datos de la reserva), donde habrá que introducir la referencia o identificación de esta. Si se realiza a través de un sistema de reservas, nos la dará ya creada, si no (por teléfono, email…), tendremos que crear el número nosotros, que debe ser irrepetible. También añadimos la fecha de creación de la reserva, la de entrada y salida en el alojamiento, y el número de personas y de habitaciones. Este último apartado se refiere a la unidad de hospedaje (si es una vivienda completa como un alquiler vacacional o casa rural, pondremos 1; si es un hostal y son dos habitaciones alquiladas, pondremos 2).
• Luego vendrían los datos de pago (tipo de pago, medio de pago, titular del pago y fecha).
• Pasamos a los datos del titular, la persona que ha realizado la reserva (nombre, apellidos, dirección, correo electrónico o teléfono, ciudad….). Verás que mucha de esta información no es imprescindible, por lo que puedes continuar sin añadirla.
• Aparece la opción de introducir los datos de otros viajeros, pero tampoco es obligatorio. Podemos ahorrar así trabajo por si acaso esa reserva finalmente se cancelara o hubiera cambios.
• Luego aparece el resumen de lo que hemos añadido y le damos a finalizar. Si está todo correcto, nos creará el sistema una comunicación con un código.

Cómo crear el parte de viajeros

• Entramos en ‘Parte de Viajeros’. Aquí veremos que vamos a tener que repetir información con respecto a la que enviamos cuando se realizó la reserva, pero hay que añadir más datos que ahora sí son de carácter obligatorio, como la dirección de los viajeros. Volverá a aparecer la información por defecto del establecimiento o vivienda, después los datos del contrato (debe coincidir la referencia con la que introdujimos al mandar la información de la reserva) y la información de pago.
• En los datos de los viajeros, debemos rellenar los espacios que sean obligatorios. Para los menores de edad, hay que poner el parentesco de la persona que le acompaña para poder enviar los datos y que no te dé error el sistema. Si el menor tiene entre 14 y 18 años, hay que aportar su DNI, nombre y también el parentesco de su acompañante. Para los menores de 14, sólo se necesita indicar sus datos y el parentesco, ya que no están obligados a tener DNI.
• Le damos a ‘Añadir a la Lista’ e introducimos la información de todos los inquilinos. Una vez rellenados todos los campos de todos los huéspedes, le damos a ‘Continuar’. Nos dará un resumen de todo. Le damos a ‘Finalizar’. Si algún dato falla, nos avisará y tendremos que volver para corregirlo. Si no, nos asignará el código de esa comunicación.

Es conveniente pedir toda la información a los viajeros previamente y, si es posible, que la faciliten ellos a través de un sistema automatizado que poseas.

Otros apartados de la ‘Consulta y el Envío de las Comunicaciones’ que debes conocer

Tras este tutorial sobre el envío del parte de viajeros, te contamos para qué se utilizan las tres opciones restantes que hay en este apartado.

• En el campo ‘Mis comunicaciones’ podremos ver, introduciendo el código que nos facilita el sistema cuando enviamos información, todo lo que hemos enviado (ya seaN datos de reserva o de viajeros). En el símbolo del ojo podemos ver todo detallado, y al lado aparece otro símbolo para anular una reserva, si es cancelada.
• El campo ‘Alta masiva de comunicaciones’ es una funcionalidad que te permite adjuntar un sólo fichero con la información de varias comunicaciones de viajeros, en lugar de subir cada comunicación de forma individual. Este archivo desde tener formato XML. En este enlace el Ministerio del Interior facilita una plantilla con la estructura que debe tener.
• En el campo ‘Usuarios’ podemos registrar y modificar la información sobre los usuarios que pueden acceder a esta plataforma, incluyendo el tipo de usuario (introducción manual de datos o servicio web). Puedes crear usuarios con diferentes permisos, modificar las credenciales de acceso (como cambiar o recuperar contraseña), ver su información y eliminar los usuarios que ya no sean necesarios. También se puede habilitar o deshabilitar el servicio web, que te permite que se integren los sistemas de gestión de tu empresa y este nuevo sistema del Gobierno.

Con la entrada en vigor de este nuevo decreto, la gestión habitual de enviar esta información se ha vuelto más compleja. Tienes varias opciones, hacerlo tú de forma manual, hacerlo mediante un programa automatizado o externalizar el registro, delegando esta función en una empresa de gestión de inmuebles turísticos, con lo que ahorrarás tiempo y trabajo y podrás dedicar tus esfuerzos a mejorar tu inmueble.

Vacacional Sevilla te asesora y te ayuda para realizar el nuevo registro de viajeros para tu alojamiento

Si necesitas asesoramiento para poder realizar el nuevo registro de viajeros para tu inmueble turístico, tienes alguna duda sobre esta cuestión o prefieres que nos encarguemos de hacerlo por ti, desde Vacacional Sevilla podemos ayudarte. Si nos encargamos de la labor del registro de viajeros de tu alojamiento, cumplirás con la normativa y disfrutarás de más tiempo para otras funciones en tu negocio.

En Vacacional Sevilla nos especializamos en la gestión de alojamientos turísticos en Sevilla, como viviendas vacacionales, edificios de apartamentos, hostales, pensiones y casas rurales. Ofrecemos todos los servicios relacionados con la gestión de un alojamiento (check in y check out, mantenimiento y limpieza de la propiedad, alta en las plataformas de reservas, gestión de licencias turísticas, atención al cliente, gestión de la reputación online y de los precios…), así como la optimización de beneficios con IA.

También somos expertos en ofrecer soluciones personalizadas para grandes inversores con amplias carteras de propiedades destinadas al alquiler vacacional o por temporadas.

Somos una empresa líder en la gestión de apartamentos turísticos, alquileres vacacionales y de media estancia en Sevilla. Mas de 10 años de experiencia en el sector nos avalan. Queremos que obtengas beneficios sin complicaciones. Déjanos que lo trabajemos por ti y preocúpate únicamente de disfrutar de los ingresos que te vamos a generar con tu inmueble turístico. Contacta con nosotros.